聊天宝文档分类功能

前言

当前很多企业内部文档繁多、数量庞大，而且文档类型多样化，包括图片、文稿、视频等，文档的处理工作量大，尤其是在工作人员查找所需文档时，费时费力，效率极低，因此，对文档进行有效管理迫在眉睫。聊天宝的文档分类功能，可以有效地对文档进行分类管理，既规范了文档的使用，又减少了查找的时间，让文件存放得有规则可循，工作效率大大提高。

使用场景

对于文档管理，大部分企业还只是停留在简单的图片、文件、视频的归类管理，但 随着工作的时间推移，文档会越积越多，积累到一定程度，这些文档全部混合在一起，难以查找，难以管理，任谁面对大量的文件都会焦虑。加上有些文档使用年限比较长，时间跨度比较大，找起来更是难，客户可能会等不及。

聊天宝快捷回复助手在充分考虑各类业务场景的需要后，推出了文档分类功能，可以有效地将文档进行分类管理，文档管理呈现树形目录结构，分级分类管理文档。用户可无限创建自定义文档分类，可自定义添加文档类目下的文件进行管理。

如何设置文档分类？

登录聊天宝PC端后，点击“文档”页签，可以看到该页面左侧是文档分类，右侧是二级分类，包括“所有、影音、文稿、图片、压缩包、其他”，默认文档分类包括“全部文档”和“云文档”，其他分类可自定义添加。

添加本地文档分类

添加本地文档分类有两种方法，一种是在左侧分类的空白处单击右键，会出现“添加本地文档分类”的按钮，点击即可添加，输入分类名后点击“保存”即可。

另一种是点击输入框右侧的“+”号，选择“添加本地文档分类”，在弹出的页面输入分类名后点击“保存”即可。

注意：分类名最多支持20个字。

另外，聊天宝还支持修改和删除创建好的文档分类，右键单击要修改或删除的分类，可以看到“修改本地文档分类”和“删除本地文档分类”的按钮，点击即可进行修改或是删除的操作。

添加本地文档

设置好本地文档分类后，可以为具体分类添加本地文档。添加本地文档也有两种方法，一种是先选择要添加文档的分类，然后在分类右侧空白处单击右键，会出现“添加本地文档”的按钮，点击即可进入“添加本地文档”页面。

进入页面后，点击左下角“添加本地文档”，选择要添加的文档后，点击“保存”即可。

另一种方法是点击输入框右侧的“+”号，选择“添加本地文档”，在弹出的页面选择好要添加的文档后，点击“保存”即可。

注意：在“添加本地文档”，点击上方文档分类的下拉框，还可以选择具体分类。

批量添加文档

聊天宝快捷回复助手还支持批量添加文档。在“添加本地文档”页面，点击“添加本地文档”按钮后，在弹出的页面中按住Ctrl选择多个本地文档，选择好后点击“打开”，文件会出现在列表中。

显示名自动设置为文件名，您也可以手动指定，点击文件名称即可修改，修改好以后点击“保存”，会出现一个弹框，显示“添加本地文档数量”和“添加到本地文档分类”，确认好后点击“是”即可。

添加好以后，就可以在文档列表中查看到添加进来的文档。

总结

聊天宝的文档分类管理功能，可以帮助企业更便捷高效地管理好海量的文档图片等，大幅提升工作效率，降低文档的维护成本。

聊天宝快捷回复助手，作为企业级快捷回复平台，从Windows版本，到安卓手机版，苹果手机版，微信小程序版本，到的MAC版本。聊天宝实现了云知识库的多平台支持，实现了一套话术，多点登录，多终端支持的企业级服务。

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